สอนลูกน้องใช้งานอีเมลเพื่อการสื่อสาร วันที่ 1

วันนี้ผมทำตัวเป็นเทรนเนอร์สอนลูกน้องในองค์กรใช้งานการสื่อสารด้วยอีเมล เนื่องจากพนักงานในระดับผู้จัดการส่วนใหญ่จะอยู่ในวัยของ Generation X ซึ่งอาจจะยังไม่คุ้นเคยกับการใช้งานคอมพิวเตอร์กันซักเท่าไหร่ จริงๆผมก็ตั้งใจจะสอนตั้งนานแล้วแหละ แต่โอกาสและเวลาเพิ่งจะมาเหมาะสมเอาในช่วงนี้

สิ่งที่ผมสอนเบื้องต้นในวันแรกให้กับพนักงานระดับผู้จัดการแผนกก็จะเป็นการใช้งาน Gmail เพื่อการสื่อสาร โดยมองการสอนครั้งนี้ว่าเป็นการสอนคนที่ไม่เคยใช้งานอีเมลเลย ดังนั้นผมจึงต้องทำการบ้านมานิดนึงว่า จะทำยังไงให้บรรยากาศและวิธีการในการสอนเป็นไปอย่างราบรื่นและไม่เครียดที่สุด เพื่อไม่ให้ผู้ถูกสอนนั้นเกิดอาการเกร็งจนไม่อยากจะเรียน

เครื่องไม้เครื่องมือในการสอนก็จะประกอบไปด้วย Laptop ซึ่งผมเพิ่งสั่งซื้อให้กับผู้จัดการทุกคนไปลองใช้ลองจับมาเล่นๆเมื่อเดือนที่แล้วและ Projecter ต่อกับเครื่องผมทำการสอน เพื่อให้ทุกคนมองเห็นเป็นภาพเดียวกันในขณะเรียน และสุดท้าย Gmail ที่เลือกใช้ Gmail ก็เพื่อให้เกิดมาตรฐานเดียวกัน ง่ายต่อการทำความเข้าใจร่วมกัน และมีบริการเสริมอื่นอีกมากมาย เช่น Google Calendar  Google Drive เป็นต้น

ผมเลือกสอนการใช้งานใน feature หลักๆ 5 อย่างได้แก่

การอ่านอีเมล ให้พนักงานคลิ๊กเข้าไปที่หน้ากล่องจดหมาย แล้วเลือกคลิ๊กที่จดหมายในแต่ละฉบับ ฉบับไหนอ่านแล้ว แถบของตัวอักษรจะเปลี่ยนจากสีขาว เป็นสีเทา ตัวหนังสือจะเปลี่ยนจากตัวหนา เป็นตัวหนังสือขนาดปกติ

ทดสอบการอ่านอีเมล

การตอบกลับอีเมล ผมสอนโดยการส่งอีเมลไปให้พนักงานทุกคน ด้วยคำถามง่ายๆ แล้วให้เค้าคลิ๊กปุ่มตอบกลับมาหาผม ว่าคำตอบที่มันควรจะเป็น คืออะไร

ทดสอบการตอบกลับอีเมล

การตอบกลับอีเมลไปยังทุกคน สอนโดยการส่งรูปไปรูปหนึ่ง แล้วถามว่าทุกคนเห็นว่ามันเป็นยังไง สวยมั้ย แล้วให้ทุกคนตอบกลับทุกคน โดยใช้ปุ่มตอบกลับทุกคน เพื่อที่จะให้ทุกคนในห้องที่ได้รับอีเมล ได้รับทราบความคิดเห็นของแต่ละคนที่มีต่อภาพที่ผมส่งไป

ทดสอบการตอบกลับทุกคน 1
ทดสอบการตอบกลับทุกคน 2

การส่งต่อ ผมได้ให้เพื่อนส่งอีเมลไปให้ทุกคน และให้ทุกคนที่เรียนกดส่งต่อมาหาผม

การเขียนอีเมลและส่งไฟล์แนบ ผมได้ลองให้ทุกคนเขียนอีเมลขึ้นมาด้วยตัวเอง 1 ฉบับ อธิบายให้ฟังในเชิงเปรียบเทียบว่า การเขียนอีเมลก็เหมือนกับการเขียนจดหมายตามปกติทุกประการ มีทั้งชื่อผู้รับ ชื่อผู้ส่ง เนื้อความ คำลงท้าย และอื่นๆ แตกต่างกันที่มันมาอยู่ในรูปแบบดิจิตอลเท่านั้นเอง รวมไปถึงย้ำไปอีกว่า ต้องมีการสำเนาถึงผู้บังคับบัญชาทุกครั้งที่จะส่งอีเมลที่เกี่ยวกับเรื่องงาน เพื่อที่ผมจะได้รับรู้ทุกเรื่องราวที่ลูกน้องกำลังดำเนินการอยู่

ทดสอบการส่งอีเมล พร้อมไฟล์แนบ

โดยทุกๆขั้นตอน ผมจะตรวจเช็คความถูกต้องของอีเมลแต่ละคนโดยการเปิดแสดงให้ดูผ่าน projector เพื่อให้ทุกคนเห็นข้อผิดพลาดเพื่อนและข้อที่ทำถูกแล้วของตัวเอง

โดยรวมแล้ว ถือว่าผลที่ออกมาน่าพอใจ พนักงานทุกคนดูยิ้มแย้มแจ่มใส และให้ความร่วมมือในการสอนเป็นอย่างดี ค่อยมีกำลังใจในการสอนหน่อย คราวหน้าจะได้มีกำลังใจในการเตรียมสอนหัวข้อถัดๆไป

  • การใช้งาน Gmail ขั้น Advance
  • การใช้งาน Line เพื่อการติดต่อสื่อสาร
  • การใช้งาน Dropbox เพื่อการแชร์ไฟล์

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s